답변
안전하게 폐기한다는 문장 자체는 광고 문구로 아무 정보를 주지 못합니다. 이 업종에서 광고가 실제로 해야 하는 일은 안전을 형용사로 말하는 것이 아니라, 위탁하는 쪽이 법적 의무를 어떻게 이행하게 되는지를 보여주는 것입니다. 그래서 계약 구조부터 잡고 가겠습니다. 문서 파쇄 업체는 개인정보처리자가 아니라 수탁자입니다. 개인정보 보호법 제26조는 개인정보 처리 업무를 위탁할 때 위탁업무 수행 목적 외의 개인정보 처리 금지와 기술적·관리적 보호조치 등을 문서에 담도록 하고, 위탁자에게는 수탁자를 교육하고 처리 현황을 점검하는 등 감독할 의무를 지웁니다. 수탁자에 관하여는 개인정보처리자에 관한 규정이 준용됩니다. 위탁한 회사는 감독 책임을 지고 귀사는 처리자에 준하는 책임을 지는 구조라, 고객사가 계약 전에 요구하는 자료도 여기에서 나옵니다. 고객사가 이행해야 하는 의무도 알고 계셔야 제안이 됩니다. 같은 법 제21조 제1항은 보유기간이 지나거나 처리 목적을 달성해 개인정보가 불필요해졌을 때 지체 없이 파기하도록 하고, 제2항은 복구 또는 재생되지 않도록 조치하도록 합니다. 시행령 제16조 제1항은 방법을 나눠 전자적 파일은 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제하고, 그 밖의 기록물과 인쇄물, 서면 등은 파쇄 또는 소각하되 완전 파기가 어려우면 해당 부분을 마스킹하거나 천공해 삭제하도록 합니다. 파기하지 않으면 3천만원 이하의 과태료가 따릅니다. 귀사의 서비스는 바로 이 조문의 이행 수단이니, 광고 문구도 그 조문에 맞춰 쓰시면 됩니다. 그래서 안전이라는 단어 대신 다섯 가지를 적으십시오. 첫째 파쇄 방식과 절편 규격입니다. 크로스컷인지 스트레이트컷인지, 절편의 가로세로가 몇 밀리미터인지까지 적으셔야 복구 불가라는 말이 검증됩니다. 둘째 수거부터 파기까지의 관리 사슬입니다. 봉인 수거함 사용 여부, 이동 중 개봉 방지 조치, 고객 입회 파쇄나 현장 이동식 파쇄 제공 여부입니다. 셋째 작업 기록입니다. 일시와 수량, 담당자, 영상 기록의 보관 기간을 밝히십시오. 넷째 파기확인서 발급 여부와 그 확인서에 들어가는 기재 항목입니다. 다섯째 보유 인증입니다. 인증을 말씀하실 때는 인증명과 인증번호, 유효기간을 같이 적으셔야 하고, 보유하지 않은 인증을 암시하는 표현은 쓰지 않으셔야 합니다. 절대 표현은 특히 조심하십시오. 100퍼센트 복구 불가나 완벽 폐기 같은 문구는 표시·광고의 공정화에 관한 법률 제5조의 실증 대상이 되고, 공정거래위원회가 자료 제출을 요청하면 요청받은 날부터 15일 이내에 내셔야 합니다. 절편 규격과 시험 근거로 답할 수 없는 문장은 처음부터 쓰지 않으시는 편이 안전합니다. 같은 법 제3조 제1항이 금지하는 거짓·과장의 표시·광고에 그대로 해당할 수 있기 때문입니다. 고객사 실사에서 실제로 무엇을 요구받는지도 알아 두시면 광고를 거기에 맞추실 수 있습니다. 위탁하는 회사는 감독 의무를 지기 때문에 점검 근거를 남겨야 하고, 그래서 계약 전에 파쇄 설비 사양과 작업장 출입 통제, 직원의 비밀유지 서약, 사고 발생 시 통지 절차를 묻습니다. 재위탁 여부도 자주 걸리는 항목입니다. 수거나 운송을 다른 업체에 맡기신다면 그 사실과 재위탁 업체를 계약서에 밝혀 두셔야 나중에 감독 범위를 두고 다투지 않습니다. 이 항목들을 광고 페이지에 미리 적어 두시면 실사 문답이 줄어들고, 그 자체가 경쟁사와 갈리는 지점이 됩니다. 덧붙여 파기 대상의 범위도 광고에서 나누어 주십시오. 종이 문서만 받으시는지, 하드디스크와 이동식 저장매체, 카드나 신분증 같은 플라스틱 매체까지 받으시는지에 따라 파기 방법이 달라집니다. 전자적 파일은 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제해야 하는 대상이라 종이와 같은 방식으로 설명하시면 안 됩니다. 매체별로 어떤 방식으로 처리하고 무엇으로 증명하는지를 나눠 적으시면 문의 단계에서 오해가 줄어듭니다. 확인하지 못한 것도 남기겠습니다. 파기확인서의 법정 서식과 발급 의무의 근거 조문, 그리고 파쇄 절편 규격에 관한 국제 등급 체계가 국내 법정 요건인지는 이번 확인 범위에서 확정하지 못했습니다. 계약서에 담을 항목과 감독 기준은 개인정보보호위원회의 개인정보 처리 위탁 안내와 개인정보 보호 포털에서 확인하시고, 고객사가 요구하는 수준은 위탁 계약서에 항목으로 직접 명시해 두시기 바랍니다.