답변
그 문장 그대로는 과장이 됩니다. 전자문서의 효력을 인정하는 일반 원칙은 분명히 있지만, 법은 그 원칙에 조건과 예외를 함께 붙여 두었고 광고 문구는 그 단서를 지운 채로 나가기 때문입니다. 인정되는 범위부터 정확히 보겠습니다. 전자문서 및 전자거래 기본법 제4조는 전자문서가 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 문서로서의 효력이 부인되지 않는다고 정합니다. 2020년 개정으로 신설된 제4조의2는 한 걸음 더 나아가, 법령에서 서면으로 하도록 한 경우에도 전자문서의 내용을 열람할 수 있고 작성·변환되거나 송신·수신 또는 저장된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있으면 그 전자문서를 서면으로 본다고 합니다. 다만 여기에도 다른 법령에 특별한 규정이 있거나 성질상 전자적 형태가 허용되지 않는 경우는 제외한다는 단서가 붙어 있습니다. 서명 쪽은 전자서명법 제3조가 받칩니다. 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명이나 기명날인으로서의 효력이 부인되지 않고, 법령이나 당사자 사이의 약정에 따라 선택한 전자서명은 서명·기명날인의 효력을 가집니다. 2020년 12월 10일 시행된 개정으로 공인인증서 제도가 폐지되면서 어떤 전자서명 수단을 쓸지는 당사자가 고르는 문제가 됐습니다. 문제는 단서 쪽입니다. 성질상 서면이 요구되는 영역이 실제로 남아 있습니다. 가장 분명한 예가 민법 제428조의2입니다. 보증은 그 의사가 보증인의 기명날인이나 서명이 있는 서면으로 표시되어야 효력이 생기는데, 같은 조는 보증의 의사가 전자적 형태로 표시된 경우에는 효력이 없다고 못 박아 두었습니다. 이 밖에도 유언처럼 방식이 엄격하게 정해진 행위, 개별 법령이 원본 제출이나 공증을 요구하는 절차는 전자문서만으로 대체되지 않습니다. 그래서 모든 문서가 종이와 같다는 단정은 사실과 다르고, 표시광고법 제3조 제1항의 거짓·과장 표시·광고로 평가될 수 있습니다. 도입 고객사가 그 문구를 믿고 전자로만 처리했다가 서면 요건 때문에 효력을 다투게 되면 그 책임 주장이 공급사 쪽으로 돌아옵니다. 효력 문제와 증명 문제도 나누셔야 합니다. 효력이 인정되는 것과 분쟁에서 그 문서가 진정하게 성립했음을 입증하는 것은 다른 일입니다. 전자결재 솔루션에서 실제로 값이 매겨지는 부분은 뒤쪽이고, 누가 언제 무엇을 승인했는지에 대한 시각 기록과 무결성 검증, 접근 이력, 보존 형태의 재현 가능성이 그 증명력을 만듭니다. 제4조의2가 요구하는 열람 가능성과 재현 가능한 보존 형태도 결국 같은 이야기입니다. 그래서 고객 상담에서 효력 이야기가 나오면 문서 종류부터 물으시는 편이 정확합니다. 내부 품의나 지출 결의처럼 회사가 스스로 정한 절차는 대부분 전자로 옮겨도 문제가 없지만, 상대방이 있는 계약이나 법령이 서면을 요구하는 서류는 건건이 확인해야 합니다. 그래서 권해 드리는 표기는 세 단계입니다. 첫째 근거 조문을 그대로 인용하십시오. 전자문서법 제4조와 제4조의2, 전자서명법 제3조를 적고 우리 제품이 그 요건을 어떤 기능으로 충족하는지 기능명과 함께 연결하십시오. 둘째 예외가 있다는 사실을 같은 화면에 남기십시오. 다른 법령에 특별한 규정이 있거나 성질상 서면이 필요한 문서는 별도 확인이 필요하다는 한 줄이면 충분합니다. 셋째 문서 종류별 적용 가능 여부를 정리한 표를 제공하십시오. 근로계약서, 내부 품의, 거래 계약서, 보증 관련 서류처럼 고객이 실제로 다루는 문서를 나열하고 각각 무엇을 확인해야 하는지를 적어 두시면 영업 자료가 곧 도입 체크리스트가 됩니다. 개별 문서를 전자로 처리할 수 있는지 판단이 갈리는 사안은 소관 부처 질의나 법제처 법령해석 사례로 확인하는 경로를 자료에 함께 안내해 두십시오. 한 가지만 덧붙이겠습니다. 전자적 형태가 허용되지 않는 문서를 법이 목록으로 열거해 두고 있는지는 이번 확인 범위에서 확정하지 못했으니, 자료에 그런 목록이 있는 것처럼 적지는 마십시오. 대신 문서 종류마다 확인이 필요하다고 쓰시는 편이 사실에 가깝고, 고객사 법무 담당자가 보기에도 더 믿을 만한 자료가 됩니다.