경쟁 PT(피칭) 준비 시 팀 역할 분담과 일정 관리 방법

광고대행사 선정은 대행사 리스트업, OT(오리엔테이션)에서 RFP 요청사항과 평가 기준 전달, OT에서 추려진 대행사들의 경쟁 PT, 최종 선정 순서로 진행됩니다. RFP는 대행 범위·참여자격·선정 방법·제안과제·주요 일정을 담아 광고주가 대행사에 발주하는 문서입니다. 이 흐름을 팀 전체가 미리 이해하고 있어야, 지금 준비하고 있는 단계가 전체 일정에서 어디쯤인지 감을 잡을 수 있습니다.

경쟁 PT는 광고주가 프로젝트 설명과 요청사항을 전달한 뒤 대행사가 약 2~3주간 결과물을 준비해 발표하는 일련의 과정으로 알려져 있습니다. 다만 이 기간은 업계 관행이며 발주처·프로젝트 규모에 따라 1주에서 수개월까지 달라질 수 있어, 실제 준비 기간은 반드시 해당 RFP 문서의 일정 항목을 직접 확인해야 합니다. 일정을 짤 때는 이 관행적 기간을 참고 삼되, RFP에 명시된 제출 기한을 역산의 기준점으로 삼는 것이 원칙입니다.

RACI 매트릭스는 업무·산출물마다 담당자(Responsible, 실제 작업을 수행하는 사람), 책임자(Accountable, 최종 책임을 지는 사람), 조언자(Consulted, 의견을 제공하는 사람), 정보수신자(Informed, 결과를 통보받는 사람) 네 가지 역할을 배정하는 프로젝트 관리 도구입니다. 경쟁 PT처럼 짧은 기간에 여러 파트(전략, 크리에이티브, 미디어플랜, 디자인)가 동시에 움직여야 하는 프로젝트에서는, 파트별 산출물마다 누가 실제로 만들고 누가 최종 승인하는지를 표로 미리 정해두면 마감 직전에 "이거 누가 확정하는 거였죠"라는 혼선을 줄일 수 있습니다.

RFP 평가는 심사위원이 사전에 배점표를 두고 진행하며, 배점이 15점 이상인 항목은 별도 섹션으로 2~3페이지 분량으로 상세히 다루고, 5점 이하 항목은 간결하게 처리하는 것이 제안서 작성의 기본 전략으로 통용됩니다. 평가 항목은 통상 제안 내용의 적정성, 필수 요건 구비 여부, 담당 인력의 경력·자격, 유사 프로젝트 실적, 예산 대비 비율 등으로 구성되지만 구체적 배점은 발주 기관·광고주마다 달라 RFP 첨부 평가표를 개별 확인해야 합니다. 팀 역할을 나눌 때도 배점이 큰 항목을 담당하는 파트에 시니어 인력과 더 많은 검토 시간을 배정하는 것이 효율적입니다. 문제를 로직 트리로 상위 항목에서 하위 항목으로 쪼개보면, 배점이 큰 항목 안에서도 어떤 세부 요소가 실제 차별화 포인트가 될지 구조적으로 도출하는 데 도움이 됩니다.

프레젠테이션 준비 시 최소 3회 리허설을 하고, 가능하면 실제 발표 환경과 유사한 장소에서 연습하는 것이 권장됩니다. Q&A에서 질문을 정확히 이해하지 못했다면 되물어 확인해야 합니다. 발표 시에는 청중 전체에게 골고루 시선을 주고 제스처를 함께 사용하며, 목소리의 높낮이와 강약으로 강조 지점을 전달하고 말 속도는 지나치게 빠르지 않게, 발음은 정확히 구사하는 것이 전달력을 높입니다. 리허설 일정은 마감 직전이 아니라 준비 기간 중반 이후 최소 두 차례 이상 배치해야, 리허설에서 나온 피드백을 반영할 시간이 남습니다.

2~3주라는 짧은 기간을 파트별로 균등하게 나누면, 마지막 취합 단계에서 늘 시간이 부족해지는 경험을 하게 됩니다. 각 파트의 초안 작업 기간보다, 초안을 모아 하나의 발표 스토리로 다듬는 취합·리허설 기간을 별도로 확보해야 합니다. 전체 준비 기간의 마지막 3분의 1 정도는 개별 파트 작업이 아니라 통합과 리허설에 쓴다는 원칙을 미리 세워두면, 파트별 마감이 늦어지는 상황에서도 발표 완성도까지 무너지는 것은 막을 수 있습니다.

공공기관 RFP·제안요청서에는 제안서 제출 규격과 제출 기한이 명시되며, A4 세로 편철을 기본으로 하되 필요시 가로 방향을 허용하는 방식이 흔히 쓰입니다. 다만 이는 공공 조달 RFP에서 확인된 관행이며, 민간 광고주의 제출 규격은 발주처마다 RFP에 개별 명시하므로 반드시 해당 RFP 원문을 확인해야 합니다. 공공 조달 예산 산정에서는 사업예산에 부가세 포함 여부를 명시하는 관행이 있지만, 이 관행이 민간 광고주에도 그대로 적용되는지는 RFP마다 달라 일반화할 수 없습니다. 발표 콘텐츠에만 집중하다 마감 직전에 제출 규격이나 예산 표기 방식을 놓치면, 내용이 아무리 좋아도 형식 요건에서 감점을 받을 수 있으므로, 제출 전 마지막 점검 항목으로 반드시 포함해야 합니다.